Was ist DATEV Upload Mail?
DATEV Upload Mail ist eine Funktion von DATEV Unternehmen online. Sie erhalten pro Belegtyp eine eigene E-Mail-Adresse – zum Beispiel für Eingangsrechnungen. Belege, die als Anhang an diese Adresse geschickt werden, landen automatisch in der Belegübersicht und stehen Ihrer Steuerkanzlei zur Verfügung.
Voraussetzungen
- Ein Vertrag für DATEV Unternehmen online mit der Belegverwaltung
- Die Freigabe durch Ihre Steuerkanzlei
- Ein Benutzer mit der Berechtigung, die Einstellungen für Belege zu ändern
Schritt für Schritt einrichten
- Melden Sie sich bei DATEV Unternehmen online an und öffnen Sie den Bereich für Ihre Belege.
- Öffnen Sie dort die Einstellungen für Upload Mail und aktivieren Sie die Funktion.
- Notieren Sie sich die E-Mail-Adressen, die DATEV pro Belegtyp vergibt.
- Hinterlegen Sie die Absenderadressen, von denen DATEV Belege annehmen soll – etwa Ihre eigene Geschäftsadresse.
- Schicken Sie von einer freigegebenen Adresse einen Testbeleg und prüfen Sie, ob er in der Belegübersicht erscheint.
Tipp: Speichern Sie die Upload-Adressen als Kontakt in Ihrem Postfach. Dann müssen Sie sie beim Weiterleiten nicht jedes Mal heraussuchen.
Die Grenzen der Bordmittel
Upload Mail ist ein zuverlässiger Eingang in DATEV – aber keine Automatisierung für Ihr Postfach. Der entscheidende Punkt:
Nur freigegebene Absender: DATEV Upload Mail nimmt aus Sicherheitsgründen nur E-Mails von Absenderadressen an, die Sie in DATEV freigegeben haben, und blockiert automatisch weitergeleitete Nachrichten.
Ihre Rechnungen kommen aber von Lieferanten, Online-Shops und Dienstleistern – nicht von Ihrer freigegebenen Adresse. Eine Weiterleitungsregel in Gmail oder Outlook hilft nicht, weil DATEV die automatisch weitergeleitete E-Mail ablehnt. Übrig bleibt das Weiterleiten von Hand, Rechnung für Rechnung.
- Newsletter, Mahnungen und doppelte Rechnungen müssen Sie selbst aussortieren.
- Vergessene Belege fehlen bei der Umsatzsteuervoranmeldung.
- Jedes weitere Postfach bedeutet weitere Handarbeit.
So landen Belege trotzdem automatisch in DATEV
Belegtaube setzt genau hier an. Sie hinterlegen Ihre Upload-Adressen einmalig und verbinden Ihr Postfach – Gmail, Google Workspace, Outlook, Microsoft 365 oder IMAP. Danach erkennt Belegtaube Rechnungen, sortiert aus, was nicht in die Buchhaltung gehört, und stellt jeden Beleg so zu, dass DATEV Unternehmen online ihn annimmt.
Mehr zu Ihrem Postfach: Rechnungen aus Gmail an DATEV und Rechnungen aus Outlook an DATEV.