Rechnungen aus Outlook automatisch an DATEV senden

Schritt 1: Rechnungen in Outlook per Regel sortieren

Der erste Teil klappt mit Bordmitteln: Eine Regel in Outlook erkennt eingehende Rechnungen und verschiebt sie in einen eigenen Ordner. So liegen alle Belege an einem Ort.

1. Öffnen Sie in Outlook (Web oder neues Outlook) die Einstellungen und dort „E-Mail“ › „Regeln“.
2. Klicken Sie auf „Neue Regel hinzufügen“ und vergeben Sie einen Namen, etwa Rechnungen.
3. Wählen Sie als Bedingung zum Beispiel „Betreff enthält“ mit den Begriffen Rechnung, Invoice oder Beleg.
4. Wählen Sie als Aktion „In Ordner verschieben“ und legen Sie einen Ordner Rechnungen an.
5. Speichern Sie die Regel – optional können Sie sie direkt auf den bestehenden Posteingang anwenden.

Im klassischen Outlook für Windows finden Sie dieselbe Funktion unter „Regeln“ › „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.

Schritt 2: Weiterleitung an DATEV – hier scheitert es

Naheliegend wäre, in der Regel zusätzlich „Weiterleiten an“ zu wählen und die Adresse von DATEV Upload Mail einzutragen. Doch bei DATEV kommt nichts an – aus zwei Gründen:

DATEV blockiert: DATEV Upload Mail nimmt aus Sicherheitsgründen nur E-Mails von Absenderadressen an, die Sie in DATEV freigegeben haben, und blockiert automatisch weitergeleitete Nachrichten.

Microsoft 365 blockiert ebenfalls: In Microsoft 365 und Exchange Online ist die automatische Weiterleitung an externe Adressen standardmäßig gesperrt. Selbst wenn Ihre IT sie freigibt, scheitert die Zustellung anschließend an DATEV.

Die Rechnungen liegen also sauber sortiert in Ihrem Ordner – aber sie fliegen nicht von selbst zu DATEV.

Die Notlösung: von Hand weiterleiten

Bleibt der manuelle Weg: Sie öffnen regelmäßig Ihren Rechnungen-Ordner und leiten jede E-Mail einzeln von einer in DATEV freigegebenen Adresse weiter. Das funktioniert, hat aber bekannte Schwächen:

• Es kostet jeden Monat Zeit – und wird im Alltag gern verschoben.
• Einzelne Rechnungen gehen unter und fehlen bei der Umsatzsteuervoranmeldung.
• Ihre Steuerkanzlei muss nachfragen, Belege werden nachgereicht.

Die Lösung: Belegtaube übernimmt die Zustellung

Belegtaube schließt genau diese Lücke. Sie verbinden Ihr Outlook-, Microsoft-365- oder Exchange-Online-Postfach und bestimmen selbst, welcher Ordner als Quelle dient. Danach arbeitet Belegtaube im Hintergrund:

• erkennt Rechnungen in Ihrem Ordner oder direkt im Posteingang,
• sortiert Newsletter, Mahnungen und Duplikate aus,
• stellt jeden Beleg als unveränderte Originaldatei so zu, dass DATEV Unternehmen online ihn annimmt.

Die Einrichtung dauert rund 10 Minuten. Ihre Regeln und Ordner können Sie behalten – Belegtaube nutzt sie einfach mit. Auch IMAP-Postfächer, etwa bei GMX, WEB.DE, IONOS oder Strato, lassen sich anbinden.