Schritt 1: Rechnungen in Gmail per Filter finden
Der erste Teil klappt mit Bordmitteln: Ein Filter in Gmail erkennt eingehende Rechnungen und versieht sie automatisch mit einem eigenen Label. So haben Sie alle Belege an einem Ort, egal wie voll der Posteingang ist.
- Klicken Sie in der Gmail-Suchleiste rechts auf das Symbol für die Suchoptionen.
- Tragen Sie Ihre Kriterien ein, zum Beispiel bei „Enthält die Wörter“:
Rechnung OR Invoice OR Beleg– und setzen Sie den Haken bei „Mit Anhang“. - Klicken Sie auf „Filter erstellen“.
- Wählen Sie „Label anwenden“ und legen Sie ein neues Label an, etwa
Rechnungen. - Optional: Setzen Sie den Haken bei „Filter auch auf … übereinstimmende Konversationen anwenden“, um ältere Rechnungen mitzunehmen.
Wer es genauer mag, schreibt die Suche direkt in die Suchleiste, zum Beispiel has:attachment filename:pdf {Rechnung Invoice Beleg}, und erstellt daraus den Filter.
In Google Workspace funktioniert das genauso – auch für geteilte Postfächer, die Sie im Team nutzen.
Schritt 2: Weiterleitung an DATEV – hier scheitert es
Naheliegend wäre, im selben Filter zusätzlich „Weiterleiten an“ zu wählen und die Adresse von DATEV Upload Mail einzutragen. Gmail führt die Weiterleitung auch aus – nur kommt bei DATEV nichts an.
Der Grund: DATEV Upload Mail nimmt aus Sicherheitsgründen nur E-Mails von Absenderadressen an, die Sie in DATEV freigegeben haben, und blockiert automatisch weitergeleitete Nachrichten. Ein Gmail-Filter kann das nicht umgehen.
Die Rechnungen bleiben also sauber sortiert in Ihrem Label liegen – aber sie fliegen nicht von selbst zu DATEV.
Die Notlösung: von Hand weiterleiten
Bleibt der manuelle Weg: Sie öffnen regelmäßig Ihr Rechnungen-Label und leiten jede E-Mail einzeln von einer in DATEV freigegebenen Adresse weiter. Das funktioniert, hat aber bekannte Schwächen:
- Es kostet jeden Monat Zeit – und wird im Alltag gern verschoben.
- Einzelne Rechnungen gehen unter und fehlen bei der Umsatzsteuervoranmeldung.
- Ihre Steuerkanzlei muss nachfragen, Belege werden nachgereicht.
Die Lösung: Belegtaube übernimmt die Zustellung
Belegtaube schließt genau diese Lücke. Sie verbinden Ihr Gmail- oder Google-Workspace-Postfach und bestimmen selbst, welches Label als Quelle dient. Danach arbeitet Belegtaube im Hintergrund:
- erkennt Rechnungen in Ihrem Label oder direkt im Posteingang,
- sortiert Newsletter, Mahnungen und Duplikate aus,
- stellt jeden Beleg als unveränderte Originaldatei so zu, dass DATEV Unternehmen online ihn annimmt.
Die Einrichtung dauert rund 10 Minuten. Ihre Filter und Labels können Sie behalten – Belegtaube nutzt sie einfach mit.